Os departamentos de compras e suprimentos são extremamente vulneráveis à ocorrência de fraudes. Por isso, as empresas devem observar atentamente as negociações com fornecedores, bem como o comportamento dos funcionários: se entre vários fornecedores os funcionários insistem em designar sempre o mesmo para a execução de um serviço ou compra de um produto sem qualquer justificativa plausível; se os orçamentos propostos não são apresentados de forma clara e padronizados; se o cronograma de pagamentos não é cumprido; ou se funcionários repentinamente revelam uma condição socioeconômica não compatível com a realidade deles dentro do plano de cargos e salários, estes podem ser os primeiros indícios de fraude na empresa.
Empresas que atuam em locais de difícil acesso, em regiões longe das cidades e dos centros empresariais, geralmente não possuem opções de prestadores de serviços e se tornam dependentes dum único fornecedor. Este, então, deve ser estudado com cuidado, observando questões como idoneidade, estrutura organizacional e solvência.
Em locais onde há uma grande variedade de fornecedores do mesmo segmento, é importante observar se há um processo de cotação com as empresas existentes, de preferência três participantes por processo no mínimo, e se os orçamentos estão claramente explicados.
Vale desconfiar de valores onde não se pode mensurar com precisão o custo do material ou do serviço e tampouco se explica com exatidão o que será feito e como se dará sua execução, por exemplo: gastos com mão-de-obra; movimentação da terra; transporte de equipamentos; serviços extras ou complementares; e todos os termos precedidos da palavra “diversos”, isto é, custos diversos, materiais diversos, serviços diversos, entre outros.
Em caso de serviços específicos e extremamente especializados como a fabricação de aerogeradores; construção de biodigestores, perfurações de túneis ou escavações marítimas, por exemplo, é importante que a seleção das empresas prestadoras destes serviços seja realizada não apenas baseada em orçamentos, mas também segundo a capacidade técnica e o histórico de serviços já prestados a outros contratantes.